• 7 estrategias esenciales para la gestión del tiempo

7 estrategias esenciales para la gestión del tiempo

Haz las cosas correctas en menos tiempo

Para avanzar en tu carrera, entregar tus proyectos exitosamente y obtener una promoción o aumento de sueldo, debes aprender a enfocarte consistentemente en las actividades que agregan el mayor beneficio para tus proyectos y tus clientes. Mientras mejor mantengas el enfoque y administres tu tiempo, más lograrás, y será más fácil para salir de la oficina a tiempo. La gestión del tiempo eficaz no solo te permitirá obtener mejores resultados en el trabajo, sino que también te ayuda a resistir el estrés y a vivir una vida más plena fuera del trabajo.

Las siguientes estrategias te ayudarán a hacer las cosas correctas en menos tiempo.

1. Comienza tu día con un enfoque claro.

La primera actividad relacionada con el trabajo diario, debe ser determinar lo que quieres lograr ese día y lo que debes conseguir. Aclara este propósito antes de revisar tu correo electrónico y comienza a responder consultas y resolver problemas después. Establecer un enfoque claro para tu día de trabajo,  puede requerir tan sólo unos pocos minutos, pero puedes ahorrarte varias horas de esfuerzo y tiempo perdido.

2. Tener una lista de tareas dinámica.

Captura las tareas y actividades que debes hacer en una lista y actualízala regularmente durante el día. Revisa esta lista con frecuencia y agrega nuevos elementos tan pronto como aparezcan. Asegúrate de que tu lista te brinda una descripción general rápida de todo lo que es urgente e importante, y recuerda incluir actividades estratégicas y de construcción de relaciones, así como también tareas operativas.

7 estrategias esenciales para la gestión del tiempo

3. Enfócate en actividades de alto valor.

Antes de comenzar algo nuevo, identifica la actividad que tendría el efecto más positivo en tu proyecto, tu equipo y tu cliente, si tuvieras que lidiar con eso ahora mismo. Resiste la tentación de terminar primero las tareas más pequeños y sin importancia. Comienza con lo que es más importante.

Para ayudarte a evaluar en qué actividades enfocarte primero, pregúntate lo siguiente:

  • ¿Qué es lo que más necesita mi cliente o mi equipo de mí en este momento?
  • ¿Qué causará más problemas si no se hace?
  • ¿Cuál es la mayor contribución que puedo hacer en este momento?
  • ¿Con qué tareas estratégicas debo lidiar hoy, para ayudarnos a trabajar más inteligentemente mañana?

 

4. Minimiza las interrupciones.

Mientras más tiempo ininterrumpido recibas durante el día, para trabajar en tareas importantes, más efectivo serás. Identifica las actividades que tienden a interrumpir tu trabajo y encuentra una solución con la que mejorar la gestión del tiempo. Por ejemplo, evite consultar correos electrónicos y contestar el teléfono cuando te encuentres en medio de algo importante. En lugar de eso, disciplinate para trabajar en una tarea de una sola vez hasta que esté completa.

 

5. Deja de procrastinar.

Si tienes dificultades para mantenerte enfocado o tiendes a posponer las cosas, puedes ayudarte a crear un compromiso contigo mismo (cómo poner una fecha límite). Por ejemplo, programa una reunión dentro de dos días en la que presentarás tu trabajo y para el cual tus acciones deberán completarse. También es muy efectivo completar las tareas más desagradables a primera hora del día y permitirse pequeñas recompensas una vez que las hayas completado.

 

6. Limita la multitarea.

Muchos de nosotros hacemos múltiples tareas y creemos que somos efectivos cuando lo hacemos; pero la evidencia sugiere que no podemos enfocarnos efectivamente en más de una cosa a la vez. Para detener las tareas múltiples, prueba estos consejos:

  • Planifica tu día en bloques y reserva tiempo específico para las reuniones o las devoluciones de llamadas y para realizar un trabajo detallado de planificación y análisis en tu escritorio.
  • Cada vez que te encuentres en una multitarea, detente y siéntate en silencio por un minuto.

[Más información: 9 estrategias para aumentar la productividad en el trabajo]

7. Revisa tu día.

Dedica de 5 a 10 minutos a revisar tu lista de tareas todos los días antes de salir de la oficina. Date una palmadita en la espalda si lograste lo que querías. Si crees que el esfuerzo de tu día se quedó corto, decide qué harás de manera diferente mañana para lograr lo que necesitas. Sal de la oficina con el ánimo necesario para retomar las tareas el día siguiente.