• 9 estrategias para aumentar la productividad en el trabajo

9 estrategias para aumentar la productividad en el trabajo

Cómo ser más productivo en el trabajo

Si deseas mejorar tu productividad, las siguientes estrategias pueden ayudarte a hacer conseguirlo y obtener más resultados en tus horas de trabajo.

El entorno de trabajo (independientemente de si estás en el trabajo o en el hogar) está lleno de “ruido” que puede distraerte de centrarse en tareas importantes. Es por eso que es importante adoptar un enfoque proactivo y organizar tu espacio de trabajo, de una manera que te ayude a aclarar tu mente lo suficiente como para mejorar tu productividad en el trabajo.

Aquí te ofrezco nueve de las estrategias que yo usé para comenzar:

 

Estrategia n° 1: Matar la Mente de Mono

Cuando me refiero a la “mente de mono” me refiero a una mentalidad peligrosa en la que dejas que los pensamientos en tu cabeza impacten negativamente en la tarea en la que estás trabajando actualmente.

La mejor manera de acabar con la mente de un mono es anotar el pensamiento en un papel (incluso en la lista de cosas por hacer), y luego explorar la idea cuando no estás concentrado en una tarea específica.

Parte de la razón por la que recomiendo esta acción, es que te obliga a concentrarte en una tarea e ignorar todas las distracciones. Si sigues estrictamente este concepto, entonces dejarás de romper tu concentración y para hacer otra cosa. La idea aquí es enseñarte la disciplina necesaria para matar al mono que a menudo aparece en tu cabeza.

Estrategia n° 2: Cierra el Correo Electrónico.

El correo electrónico que está abierto todo el tiempo es demasiado tentador. Incluso si no respondes al correo electrónico cuando entra, las notificaciones a menudo distraen lo suficiente como para debilitar su resolución y desviar tu atención. Domina tu correo electrónico designando tiempos específicos para ello; de lo contrario, te dominará.

Por ejemplo, yo suelo programar el “tiempo de la bandeja de entrada” al empezar y al finalizar cada día de trabajo (9 am y 3pm), mucho después de que haya completado mis tareas de alto nivel energético. Además, he desactivado todas las notificaciones por correo electrónico tanto en el  teléfono móvil como en ordenador. De esta forma, solo puedo mirar el correo electrónico cuando estoy lista para tomar medidas en cada mensaje.

Estrategia n° 3: Encuentra los Niveles de Ruido Correctos.

Algunas personas necesitan silencio absoluto, mientras que otras necesitan algún tipos de ruido para bloquear los sonidos que distraen en su entorno. Todo depende de lo que funcione mejor para ti.

Si te gusta escuchar música, experimenta con diferentes estilos hasta que encuentres una que te ayude a ser más productivo con cada tipo de tarea.

Yo prefiero música instrumental y relajante mientras escribo, pero necesito música más animada cuando estoy trabajando en tareas que generan más productividad en el trabajo diario.

Estrategia n° 4: Administra (o evite) las Reuniones Innecesarias.

Dependiendo de tu situación laboral, es posible que no tengas control sobre las reuniones a las que asiste, pero si lo haces, ten en cuenta los siguientes consejos:

  • Llevar a cabo reuniones de pie. Puedes mantener una o dos sillas en la sala por si alguien realmente necesita sentarse, pero si la mayoría de la gente está de pie, la reunión no durará mucho tiempo.
  • Establece una agenda para la reunión. Envíalo a los asistentes con anticipación para que tengan la oportunidad de proponer elementos importantes, antes de que comience la reunión. Esto mantiene claro el punto de la reunión y ayuda a evitar que caiga en un agujero negro con temas tangenciales.
  • Pon un límite de tiempo para cada tema. La gente aprenderá a sacar las cosas importantes rápidamente y se enfocará en conversaciones críticas para agilizar el trabajo.
  • Solo invite a las personas a la reunión si es absolutamente necesario que estén allí. Si tiene 10 personas en una reunión que lleva una hora, ha utilizado 10 horas-hombre, cuando tal vez solo se necesitan 3.

La mayoría de las reuniones son una increíble pérdida de tiempo y recursos humanos. Sugiero que evites reuniones cuando puedas o busques formas de simplificar todo el proceso.

Estrategia n° 5: Evitar la Multitarea.

Es posible que sienta que obtienes mejores resultado al realizar múltiples tareas, pero innumerables estudios (cómo este), han demostrado que la productividad de las personas disminuye cuando participan en esta actividad.

De hecho, la multitarea reduce la creatividad, causa una mayor proporción de errores y hace que sea más difícil recordar detalles importantes. Te recomiendo que trabajes en una actividad a la vez y nada más.

Estrategia n° 6: Cómo Manejar las Interrupciones.

No siempre tienes tanto control sobre tu día cómo te gustaría. Lo que sucede a menudo es que tu día de trabajo se convierte en una serie de interrupciones, lo que hace que sea imposible seguir siendo productivo porque constantemente tienes que lidiar con ellos.

Las interrupciones van desde irritaciones menores (como una llamada telefónica inesperada) a problemas mayores (por ejemplo, un cliente molesto o un proyecto que no se terminará a tiempo). Cuando ocurren estas interrupciones, es fácil abandonar tu rutina. Ya sea que no completes tus tareas por un día o abandones toda tu agenda, las interrupciones definitivamente hacen que sea difícil mantenerse en el camino correcto.

Todos vivimos con interrupciones a menudo, pero lo que separa a las personas exitosas de los demás, es saber cómo manejarlas cuando ocurren.

Aquí hay algunas formas de hacer esto:

  1. Acepta el hecho de que ocurrirán interrupciones, son un hecho de la vida. Lo que puedes controlar es tu respuesta a estos eventos aleatorios.
  2. Crea búferes de interrupción. Identifica la frecuencia con la que se te interrumpen (llamadas telefónicas, mensajes de texto, correo electrónico o personas en tu oficina) y adopta un enfoque proactivo que evite que sucedan cuando te encuentres en una tarea importante.
  3. Como ejemplo, puedes usar un par de auriculares con cancelación de ruido en el trabajo. Incluso si no escuchas música, esto a menudo actúa como una señal sutil para los compañeros de trabajo de que estás trabajando en algo importante.
  4. Date un respiro Lo importante es permitir una cierta cantidad de tiempo para un descanso y programar una hora específica (o fecha) para reanudar tu rutina.
  5. Redescubre tu motivación. No es saludable depender de la motivación solo, porque no siempre es posible mantenerse motivado. Pero si fallas en tus rutinas, puede ser útil recordar por qué agregaste ciertas cosas a tu rutina diaria en primer lugar.
  6. Comenzar de nuevo. Si tu rutina falla por completo y pierdes todo impulso, simplemente ten el coraje de comenzar de cero. Esto puede ser desalentador, pero es mejor que nunca volver a él.
  7. Todos tenemos interrupciones. Lo importante es entender que suceden y tener un plan para cuando ocurran.

 

Estrategia nº 7: Aprende a Decir No.

La gente suele decir que sí cuando deberían decir que no. Hay muchas razones por las que hacemos esto, cómo al no querer decepcionar a alguien. Pero decir que sí a todo, pone una gran presión en tu tiempo y productividad. Acepta todo aquello cuanto te pidan y matará el éxito de tu rutina diaria.

Solo recuerda esto: cada vez que dices “sí” a una solicitud, dices “no” a algo más importante que reducirá tu productividad en el trabajo.

Por supuesto, puede haber algunas personas a las que sientes que no puedes decir que no, como un jefe. Si ese es el caso, practica el método “sí, pero”.

Por ejemplo, puede decir: “Sí, me gustaría hacer [elemento solicitado], pero eso me retrasará [otro elemento importante]. ¿Prefiere que lo haga [elemento pedido] primero, o sería mejor para mí enfocarme en [el otro elemento importante] en su lugar? “

Ten en cuenta que decir no es grosero, y hay muchas maneras de negarse sin usar la palabra “no”. Por ejemplo, puedes decir algo como, “Muchas gracias por considerarme para esta fantástica oportunidad, pero yo no tengo el tiempo necesario para hacerle ayudarle en este momento “.

Ese enfoque afirma la persona y la oportunidad sin forzarlo a ceder a una solicitud que no es adecuada para tí.

Estrategia n° 8: Eliminar Ineficiencias.

Hay muchas tareas que simplemente no necesitas hacer, y es posible minimizar otras. Por ejemplo, puedes sentir la necesidad de revisar tus proyectos pendientes todos los días, incluso si hacerlo una o dos veces por semana podría ser suficiente.

En otros casos, una tarea debe ser hecha, pero no necesariamente por tí. En un proyecto como ejemplo, quizás pueda delegar algunas tareas a uno de tus compañeros o becarios y luego solo revisas su trabajo, que en muchas oportunidades podrán hacerlo más rápido y mejor que tú.

Si eres propietario de un negocio o estás en una posición administrativa, concéntrate en las tareas que sólo puedes hacer tú (por la responsabilidad que conlleva) y delega el resto en otros.

Otras tareas pueden ser automatizadas. Por ejemplo, puede configurar filtros de correo electrónico para eliminar automáticamente ciertos tipos de emails spam. Utilizar los calendarios del ordenador y del móvil para darte notificaciones importantes.

Estrategia n° 9: Usar herramientas de Productividad.

Existen una serie de herramientas que puedes utilizar para reducir la cantidad de tiempo que pasas delante del ordenador, o administradores de tareas como Trello, que te ayudan a organizar los proyectos por tarjetas (tareas) y te ayuda a mejorar tu productividad en el trabajo, ya que al tener todo allí bien anotado, no tienes tu cabeza en otro lado pensando en cosas que se te pueden olvidar.

Actualmente vivimos en una era asombrosa con infinitas opciones para agilizar las actividades laborales, pero es posible que tengas que investigar un poco, para identificar las herramientas que funcionan mejor para tu estilo de trabajo y responsabilidades laborales.

Se ha dicho que pasamos un tercio de nuestro tiempo trabajando. Debido a esto, es fundamental sistematizar tu día, para que puedas hacer las cosas más importantes primero, sin sucumbir a la idea de que debes completar cada tarea a diario.

Ser productivo no se trata de obtener más tiempo para que puedas trabajar más. En su lugar, debes esforzarte por ser productivo para pasar el mayor tiempo posible haciendo lo que amas y pasar tiempo con las personas que realmente importan.

9 estrategias para aumentar la productividad en el trabajo - La semana laboral de 4 horas
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¡No más excusas!

Independientemente de tu situación y las exigencias de tu tiempo, con un poco de creatividad y una planificación cuidadosa, puedes organizar el tiempo para las cosas que más te importan. Usa estas estrategias y comienza a ver mejoras en tu productividad.

Para obtener más información, te recomiendo que consulte el libro “La semana laboral de 4 horas”, de Timothy Ferris, donde conocer en más detalle todos estos consejos y muchos otros que de seguro querrás poner en práctica.